Genel Sekreterin Görev ve Yetkileri

Genel Sekreter tarafından imzalanacak yazı ve onaylar şunlardır:

• Senato ve Yönetim Kurulu kararlarının ilgili birimlere gönderilmesine ilişkin yazılar,
• Genel Sekreter tarafından açılan soruşturmaların yürütülmesi, sonuçlandırılması ile ilgili yazışmalar,
• Personel atamaları ile ilgili kararname ve onayların üst yazıları ile personelin görevden ayrılış veya göreve başlayışlarına dair yapılan yazışmalar,
• Anma, kutlama günleri ve bayram programlarına ilişkin bildirimler,
• Hukuk Müşavirliğine bağlı Bilgi Edinme Biriminin yazışmaları,
• Rektör ve Rektör Yardımcılarının imzalayacakları yazıların parafı,
• Başvuru dilekçelerine verilen cevaplar ile bilgi ve belge istemleri hakkında ilgili şahıslara yazılan yazılar,
• Üniversitenin tarafı olmadığı dosyalara ilişkin mahkeme ve icra dairelerinden istenilen bilgi ve belgelerin gönderilmesine ve/veya bilgi belge istenilmesine, bilirkişi görevlendirilmesine ilişkin yazılar,
• Kendisine bağlı birimler arasında koordinasyonu sağlayıcı yazı veya talimatlar ile bu birimlerin hizmet akışı ve düzenlenmesine ilişkin yazılar,
• Araç ve şoför görevlendirme onayları,
• Hizmet içi eğitim çalışmalarının personele duyurulmasına ilişkin yazılar,
• Öğrenci kulüplerinin faaliyetleri hariç olmak üzere çeşitli afiş, broşür, duyuru, internet duyurusu, fuar, stant açma talepleri ve ilanların ilgili akademik ve idari birimlere gönderilmesine dair yazılar ve onaylar,
• Akademik ve idari personelin özlük dosyası alma ve gönderilmesine dair kurumlarla yapılan yazışmalar,
• Üniversitenin salonlarında düzenlenecek etkinliklerde salonların uygunluğuna dair izinler,
• Üniversitede düzenlenen her türlü merkezi sınav organizasyonuna ilişkin yazışmalar,
• Akademik ve idari personelin atama kararnamelerinin teklifleri (Personel Daire Başkanının teklifine ek olarak),
• İdari personelin asalet tasdiki ve unvan değişikliği teklifleri (Personel Daire Başkanının teklifine ek olarak),
• Üniversiteye kurum içi veya dışından gelen ve onay gerektiren yazıların konularına göre ilgili birimlere dağıtımı ve sevki,
• İdari birimlerden Rektörlük Makamına hitaben yazılması gereken yazılar,
• Rektörlük Makamı tarafından verilen diğer görevlere dair yazı ve onaylar,
• Genel Sekreter Yardımcıları, Hukuk Müşaviri, Daire Başkanları ve Genel Sekreterlik personelinin yıllık izin onayları ile hastalık raporlarının izne çevrilmesi,
• Mevzuatta Genel Sekretere bırakılmış ve yönergede yetki devri yapılmamış konulardaki yazılar.

Genel Sekreter Yardımcısının Görev ve Yetkileri

Genel Sekreter Yardımcısı tarafından imzalanacak yazı ve onaylar şunlardır:

• Görev paylaşımına uygun olarak Genel Sekreterin usulüne göre devredeceği yetkiler,
• Rektörlük Makamı ve Genel Sekreter tarafından verilen diğer görevler.

Şube Müdürünün Görev ve Yetkileri

Genel Sekreterlik bünyesinde Şube Müdürü bulunmaktadır. Şube Müdürü bünyesindeki birimler aracılığı ile aşağıdaki görevleri yerine getirir. Bu görevlerin yerine getirilmesinde Genel Sekretere ve Genel Sekreter Yardımcılarına karşı sorumludur. 

• Üniversitemize kurum dışından gelen evrakları Üniversite Bilgi Yönetim Sistemine (ÜBYS) kaydederek ilgili birime ulaşmasını sağlamak ve evrakların asıl suretlerini ilgili birime göndermek,
• Üniversitemiz birimlerinin kurum dışı evraklarının ÜBYS üzerinden çıktısının alınarak postalama işlemlerini yaptırmak,
• Yazışmalarının düzenli ve etkin bir şekilde yürütülmesini sağlamak,
• Birimde çalışan personellerin izinleri ve özlük haklarını takip etmek,
• Birimde çalışan personellerin maaş, mesai, yolluk ve sosyal yardım ödemelerinin eksiksiz ve zamanında yapılmasını sağlamak,
• Birimin Demirbaş ve Taşınır Kayıtlarının düzenli tutulmasını sağlamak,
• Birimde çalışan personelin verimli, uyumlu ve koordineli çalışmasını sağlamak,
• Birimde çalışan personele üst yönetici onayıyla iş dağıtımı yaparak onlara görev vermek ve sonuçlarını almak,
• Personelin mesaiye devamlarını kontrol etmek ve birim personelinin yıllık izin takvimi planlamasını yaparak üst yönetimin onayına sunmak,
• Birim personeline saatlik izinler vermek,
• Genel Sekreter ve Genel Sekreter Yardımcılarının vereceği diğer işleri yapmak.